5 façons de gérer les réunions efficacement et d'arrêter de perdre du temps

Added 2018-10-23

Tout le monde déteste les réunions, mais tout le monde sait qu’elles sont essentielles en même temps. Alors, comment rendre les réunions plus efficaces au lieu d’une grande perte de temps? Ces sites et applications peuvent vous aider.

Rencontre Laitue  (Web): Trouver quand vous pouvez vous rencontrer, aucune inscription nécessaire

Il est agaçant de souscrire à un nouveau service pour chaque petite tâche. Lettuce Meet est une application Web simple permettant de déterminer la date et l’heure qui conviennent le mieux à tout le monde, en demandant les préférences de chacun.

C’est terriblement simple. Commencez la réunion souhaitée avec son nom et son objectif, puis ajoutez les dates auxquelles vous pouvez vous réunir et choisissez des créneaux horaires chaque jour où vous êtes libre. Envoyez l'URL unique Lettuce Meet à toute autre personne, qui peut ajouter sa propre disponibilité de la même manière. Tous les créneaux libres des participants (indiqués en vert) se chevauchent, vous indiquant les meilleurs moments pour vous rencontrer.

Liste de contrôle de la réunion d'équipe  (Web): liste de contrôle pour organiser des réunions efficaces

Avez-vous souvent à supporter des réunions longues et inutiles? Cela se produit généralement parce que la personne qui dirige la réunion ne s’est pas suffisamment préparée. Cette liste de contrôle de la réunion d’équipe veillera au bon déroulement de la réunion pour le responsable et les participants.

La liste de contrôle est divisée en tâches pour avant, pendant et après une réunion. La partie «Pendant» est pleine de petites choses auxquelles il faut prêter attention, car ce sont les choses qui dérangent souvent les réunions. Par exemple, «un sujet sera discuté à la fois» et «chaque point de l’ordre du jour sera traité à haute voix» semble banal, mais ils contribueront grandement à assurer le succès de la réunion.

Modèles de l’ordre du jour de la réunion de Smartsheet  (Doc): Modèles gratuits pour définir des ordres du jour

Chaque réunion nécessite un ordre du jour fixe. Si vous n’avez pas mis cela en place, vous vous dirigez vers une discussion sinueuse où rien ne se fait et où chacun perd son temps. Pour apprendre à définir l'ordre du jour de la réunion, utilisez ces modèles gratuits comme guides.

La liste des modèles gratuits de Smartsheet couvre un large éventail de scénarios de réunion: réunion informelle, réunion professionnelle, réunion du conseil d’administration, réunion d’équipe, réunion simple, réunion hebdomadaire, etc. Vous pouvez utiliser ces modèles dans Microsoft Word, Google Docs ou tout autre traitement de texte qui prend en charge le format de fichier DocX.

Bien que les modèles constituent un bon pilier pour définir l’ordre du jour, assurez-vous également de lire Harvard Business Review’s  conseils sur la façon de concevoir un ordre du jour de réunion. Il contient quelques astuces, telles que lister les sujets sous la forme de questions auxquelles l'équipe doit répondre, au lieu de titres génériques et évolutifs.

15 Modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word Ces modèles d’agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word peuvent vous permettre de bien démarrer pour tout type de réunion. Read Article

D'accord  (Web): rédigez des procès-verbaux, partagez-les et assignez des tâches

Une personne par réunion devrait être chargée de rédiger un procès-verbal. Le «compte rendu de la réunion» est fondamentalement une liste de tout ce qui est remarquable qui s'est passé. Cela peut être des tâches, des informations, des discussions de sujet ou plus. AgreeDo vous aide à vous séparer facilement et gratuitement.

Il est facile de créer un compte, d'organiser une réunion et d'inviter des participants. Chaque élément peut être marqué comme l'un des quatre types suivants: informations, décision, tâche ou sujet. Ainsi, il est plus facile pour une personne qui prend quelques minutes d’écrire rapidement les choses et de les transformer par la suite dans la bonne catégorie.

Les tâches peuvent être attribuées aux participants en ajoutant leur courrier électronique. Vous pouvez également lui donner une date limite. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à chaque réunion. Les participants peuvent également ajouter des commentaires au procès-verbal.

La version gratuite d’AccordDo vous limite à quatre réunions par mois, à trois participants et à une pièce jointe par réunion. La version premium peut augmenter ces limites selon vos besoins.

Les 12 modèles de procès-verbaux des meilleures réunions pour les professionnels Le format du procès-verbal de réunion décrit l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de compte rendu de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. Read Article

Il ne suffit pas de se tenir debout (eBook): Guide gratuit pour les réunions du matin quotidiennes

L'application de gestion de projet Qlutter vise à rendre le travail efficace. Ils ont mis en place un ebook gratuit qui enseigne à leurs propres pratiques comment organiser une réunion matinale efficace et effective.

À travers huit chapitres, le livre électronique traite des avantages des réunions du matin, de la manière de convaincre votre équipe et de la gestion de la réunion. C’est un petit livre de 44 pages, mais à la fin, vous vous sentirez mieux équipé pour organiser des réunions quotidiennes sous la forme de réunions de stand-up ou de mêlée.

Si vous voulez le livre, vous devez vous inscrire à la newsletter Qlutter. Vous pourrez ensuite l'obtenir au format PDF, Mobi ou epub. Il est plus facile de l’envoyer directement sur votre Kindle.

Télécharger:   Il ne suffit pas de rester debout  (eBook)

Que faire lorsque vous ne dirigez pas la réunion

Vous disposez maintenant d'outils simples pour configurer la réunion, créer une liste de contrôle pour la garder sur la bonne voie, définir un ordre du jour et prendre quelques minutes. Vous savez même comment organiser efficacement une réunion quotidienne. Mais tout cela est inutile si vous ne dirigez pas la réunion.