Comment réduire d'une boîte de réception de 20 000 courriels à zéro en 30 minutes

Added 2018-08-21

Entre promotions, lettres d’information, notifications, et tout ce qui vient dans votre boîte de réception tous les jours, il est très facile d’accumuler trop de courriels. Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, vous pourriez vous retrouver dans une boîte de réception contenant plus de 20 000 à 30 000 messages.

Quelque part, vous avez des messages importants que vous ne voulez pas perdre. Mais comment vider le fouillis sans jeter le bébé avec l'eau du bain?

Si vous suivez le processus décrit dans cet article, vous pouvez vous mettre à zéro dans la boîte de réception. au moins 30 minutes . Au plus une heure. Tu veux essayer? Ouvrez votre boîte de réception gonflée et suivez-la.

La boîte de réception gonflée de Gmail

Voici la boîte de réception d’une personne très occupée.

C'est vrai. Près de 20 000 messages électroniques non lus. Ce ne sont que les non lus. La taille totale de mon compte de messagerie avant de commencer ce processus repoussait 35 000 messages.

La première chose à faire est donc de couper les fruits à portée de main.

Jeter la corbeille

Il va sans dire que vous devez sortir la corbeille souvent, pas seulement à la maison, mais également dans votre boîte de réception Gmail.

Cliquez sur votre Poubelle  dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur la case «Tout sélectionner» en haut de la liste des messages, puis sur le lien «Toutes les conversations» répertorié avant le premier courrier électronique.

Puis cliquez sur Supprimer pour toujours .

Je me sens bien, non? La boîte de réception n’a pas encore été modifiée, mais c’est un sentiment génial de commencer à nettoyer votre boîte de réception une fois que vous avez retiré la corbeille.

Passons maintenant au niveau suivant.

Social et Promotions

Si vous utilisez la boîte de réception Gmail par défaut de Google, vous verrez apparaître Social  et Promotion  onglets en haut de votre boîte de réception.

Cliquez sur chacun de ceux-ci et faites défiler la liste à la recherche de gros volumes de doublons.

Ce sont les coupables qui remplissent votre boîte de réception tous les jours.

Lorsque vous les avez trouvés, ouvrez l'email et trouvez le Se désabonner  lien vers le haut ou le bas de l'e-mail.

Une fois que vous vous êtes désabonné des courriels les plus courants, cliquez sur le bouton Tout sélectionner  en haut à nouveau, puis cliquez sur le lien "Sélectionner toutes les conversations" en haut.

Cliquez sur l'icône de la corbeille pour les supprimer tous.

Répétez le même processus sous l'onglet Promotions. À la fin de la suppression de tous ces éléments, vous avez probablement déjà coupé votre boîte de réception de quelques milliers.

Et vous ne faites que vous réchauffer.

Sauvegarde et suppression des courriers étiquetés

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L'adresse a fermé en 2015 mais je n'ai jamais pris la peine de supprimer tous ces courriels.

Vous avez probablement créé toutes sortes de labels il y a des années. Peut-être avez-vous même automatisé le processus avec des filtres pour les courriels entrants. Tous ces courriels ne font que gaspiller de l’espace.

Vous ne pouvez pas simplement supprimer des e-mails étiquetés en bloc, car vous les avez étiquetés pour une raison. Elles contiennent peut-être des années de recherche ou constituent une archive historique de travaux que vous avez réalisés et que vous ne voulez pas perdre.

Sauvegarder les e-mails étiquetés importants

Heureusement, il est très facile de sauvegarder tous ces courriels  en vrac à l'aide de la fonction d'exportation de compte de Google.

Google propose un Téléchargez vos données  page pour chaque service de votre compte Google.

Cliquer sur Gérer les archives  lien, puis cliquez sur Créer une nouvelle archive .

Faites défiler jusqu'à votre liste de comptes et cliquez sur Ne rien sélectionner  désélectionner tous les comptes.

Ensuite, faites défiler jusqu'à votre compte Gmail et cliquez sur le bouton pour activer ce service uniquement.

Cliquez sur la flèche de la liste déroulante, puis sur Sélectionnez les étiquettes .

Accédez à la liste des étiquettes que vous avez créées dans votre compte Gmail et sélectionnez toutes celles dont vous souhaitez effectuer une sauvegarde complète.

Sous la liste, vous pouvez sélectionner le format de fichier compressé et la taille maximale de l'archive.

Enfin, cliquez sur le Créer une archive  bouton.

Google vous enverra un e-mail l'informant qu'il a commencé à prendre vos archives. Cela peut prendre quelques heures, voire une journée, mais vous recevrez éventuellement un courrier électronique de suivi lorsque le téléchargement de l'archive sera prêt. Le lien de téléchargement sera directement dans le message électronique.

Une fois que vous avez téléchargé et enregistré votre archive d’emails dans un endroit sûr, vous êtes prêt à effacer les emails étiquetés.

Supprimer les courriels et les étiquettes étiquetés

De retour dans votre boîte de réception Gmail, cliquez sur chaque étiquette pour afficher les e-mails, puis sélectionnez Tout  dans la liste de sélection.

Se souvenir de sélectionner toutes les conversations  comme vous l'avez fait auparavant.

Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer tous ces courriels.

Si vous êtes chanceux, vous rencontrerez des étiquettes avec des milliers de courriels que vous pourrez nettoyer de votre boîte de réception maintenant que vous avez une sauvegarde.

Une fois que vous avez nettoyé tous les e-mails, n’oubliez pas de supprimer toutes ces anciennes étiquettes. Il suffit de cliquer sur la liste déroulante située à droite du nom de l'étiquette et de choisir Enlever l'étiquette  de la liste.

À ce stade, vous devriez déjà avoir considérablement réduit la taille de votre boîte de réception. Mais ne nous retenons pas. Nous avons encore quelques tours dans nos manches.

Supprimer les anciens courriels

Si vous avez des dizaines de milliers de courriels, il y a de fortes chances que même les courriels qui étaient importants il y a quatre ou cinq ans ne le soient plus.

Le moment est venu de vraiment creuser une maison propre et en profondeur. Éliminons ces e-mails très anciens.

Pour ce faire, il suffit de taper «old_than: 2y» dans le champ de recherche Gmail. . Vous pouvez définir la limite de temps que vous souhaitez en modifiant 2 par le nombre d'années de courrier électronique que vous souhaitez conserver.

Rappelez-vous simplement que quel que soit le volume de courriels que vous «gardez», vous devrez trier à la fin pour extraire les plus importants. Donc, faites en sorte que ce délai soit aussi court que vous le souhaitez.

Sélectionner Tout courriels, et sélectionner toutes les conversations , puis cliquez sur l’icône Corbeille comme vous le faites depuis le début.

Après cela, votre boîte aux lettres électronique comprenant des dizaines de milliers de personnes devrait enfin entrer dans les milliers de personnes à ce stade.

À ce stade, il est temps d’adopter une approche légèrement plus sélective pour nettoyer le gâchis qui reste.

Nettoyer, trier et organiser

Tout d’abord, considérez que tous les courriers électroniques que vous n’avez pas ouverts au-delà de quelques semaines auparavant ne seront probablement jamais ouverts.

Vous pouvez les nettoyer rapidement en recherchant tous les courriels non lus datant de plus de dix jours.

Dans le champ de recherche, tapez simplement “is: unread old_than: 10d”.

Sélectionnez et supprimez tous les courriels répertoriés.

Une autre approche pour réduire encore la liste d'e-mails restants consiste à rechercher des objets de spam ou des objets promotionnels typiques. Vous pouvez le faire en tapant des recherches du type «sujet: affaire», «sujet: cadeau» ou «sujet: dernière chance».

Chaque recherche devrait générer plus de 100 courriels à la fois. Continuez juste à les effacer.

Terminez votre boîte de réception

À ce stade, votre montagne de dizaines de milliers de courriels devrait être réduite à une taille beaucoup plus gérable. Vous avez maintenant concentré votre boîte de réception sur la plupart des courriers électroniques qui sont importants pour vous et que vous souhaitez conserver.

Ensuite, commencez à faire défiler les courriels restants. Lorsque vous repérez des e-mails importants que vous souhaitez conserver, faites-les simplement glisser sur les étiquettes que vous leur avez créées (ou créez-en de nouvelles si elles n'existent pas encore).

Cela ressemble à une corvée, mais numériser visuellement une page d'e-mails à la fois ne devrait en révéler que quelques-uns que vous souhaitez réellement conserver. Ensuite, vous pouvez sélectionner tous les emails sur cette page et les supprimer tous. Cela effacera environ 50 e-mails à la fois.

N'oubliez pas que, chaque fois que vous remarquez qu'un expéditeur répété se présente, ouvrez l'email et cliquez sur la flèche déroulante en regard du bouton de réponse. Dans cette liste, cliquez sur «Filtrer les messages comme celui-ci».

Ensuite, sélectionnez tout et supprimez la liste des courriels correspondants qui apparaissent.

En étiquetant, filtrant et supprimant de gros blocs d’e-mails, vous aurez cette liste d’un peu plus de 1 000 e-mails jusqu’à zéro dans cette boîte de réception miraculeuse.

C’est un sentiment extraordinaire de voir cette note «vide» dans la boîte de réception, surtout lorsque vous avez passé des années sans le voir!

Ne laissez pas la bête grandir

Maintenant que vous avez pris le temps de maîtriser à nouveau cette énorme bête d’une boîte de réception, il est important de l’empêcher de redevenir trop grosse. Pour ce faire, la meilleure solution consiste à étudier toutes les fonctionnalités disponibles dans Gmail pour organiser et rationaliser les choses.

Crédit d'image: Nomadsoul1 / Depositphotos