5 outils de formulaire RSVP indispensables pour le bon déroulement des réunions

Added 2018-05-31

Organiser une réunion ou un événement d'entreprise nécessite souvent beaucoup de temps, d'efforts, d'énergie et d'argent. Même s’il ne s’agit que d’une réunion de travail ordinaire, vous devez dresser la liste des participants, choisir une date et un lieu qui convienne à tout le monde, et vous assurer également que ces participants se présentent à la réunion.

Si vos collègues sont connus pour ne pas vous dire s'ils viennent ou non à une réunion, il est temps de leur présenter le code simple mais efficace appelé RSVP.

Que signifie RSVP?

RSVP signifie “Répondez, vous dites que vous voulez” du français “S'il vous plaît, répondez”. Ce code existe depuis toujours. Si quelqu'un vous demande de confirmer votre présence, cela signifie que l'hôte veut savoir si vous allez assister à la réunion.

Alors, pourquoi demander aux gens de confirmer leur présence?  Il leur dit que vous ne les attendez pas seulement à la réunion, mais que vous attendez également qu'ils répondent à l'invitation. Demander aux gens de confirmer leur présence est une forme de garantie que votre invitation ne sera pas immédiatement oubliée. Et bien sûr, ce système facilite la modification de votre liste d’invités en tant qu’hôte, au cas où de nombreux participants potentiels ne pourraient pas le faire.

Nous sommes allés trouver quelques applications RSVP plus spécialisées pour votre prochaine réunion. Ces applications permettent à vos invités de voir toutes les informations de contact au même endroit, de confirmer votre présence en un clic et même de voter pour la date et l'heure de leur choix. Êtes-vous prêt à éliminer le stress de la planification une fois pour toutes?

1. RSVPify

Si vous souhaitez simplement collecter des informations sur la présence de vos invités, adressez-vous à RSVPify. C’est une plate-forme Web facile à utiliser qui crée un formulaire pour vos participants avec une URL unique que vous pouvez partager avec eux. Vous pouvez éditer vos listes d'invités et certains détails, comme par exemple qui peut apporter un +1 et qui voit certains événements. Le reste est automatique et vous finirez par voir les réponses de tout le monde.

Pour commencer, vous devez créer un compte RSVPify gratuit. Ensuite, vous pouvez ajouter plusieurs réunions et événements et spécifier l’occasion. Après avoir rempli toutes les informations de base sur l'événement, telles que le nom, la date et le lieu, l'application vous redirigera vers la page suivante pour créer le formulaire principal destiné aux participants. Vous pouvez y ajouter des informations plus détaillées sur l'événement, ainsi que personnaliser votre formulaire.

RSVPify est gratuit, avec une option de mise à niveau vers premium.  Une fonctionnalité intéressante intéressante consiste à demander aux participants de faire part de leurs commentaires après l’événement. Il existe également une application iOS qui vous permet de gérer la liste des invités de l’événement et les tableaux de sièges à tout moment.

Télécharger:  RSVPify pour iOS  (Libre)

2 Griffonnage

Vous souhaitez simplifier encore plus le processus d'invitation? Utilisateur Doodle pour l'organisation d'événements de groupe .

Cette application simple vous aidera à planifier vos réunions dès le début du processus - lorsque vous aurez besoin du jour et de l'heure parfaits pour tous. Ici, vous avez la possibilité de faire tout cela sans même créer un compte. Mais si vous décidez de vous inscrire à Doodle, vous bénéficiez d'avantages supplémentaires tels que le suivi des réponses de vos invités et l'intégration avec Google Agenda.

Décidez rapidement avec la fonction de sondage Créer un griffonnage.  Une fois que vous avez fini de créer votre formulaire en ligne, tout ce que vous avez à faire est de planifier votre réunion, d'inclure plusieurs options de date et d'heure si nécessaire et d'envoyer le formulaire. Comme dans RSVPify, vous obtiendrez une URL unique que vous pourrez ensuite partager avec les participants.

Télécharger:  Griffonnage pour iOS  | Android  (Gratuit, prime à partir de 39 $ / an)

3 JotForm

Pour ceux d'entre vous qui apprécient la conception de vos formulaires en ligne, JotForm est une option idéale. Cette plate-forme vous donnera un contrôle total sur l'apparence de vos invitations. La seule limite ici est qu'avec votre compte gratuit, vous créez cinq de ces magnifiques formulaires interactifs par mois. Et vous ne pouvez collecter que 100 soumissions par mois.

Utilisez les modèles JotForm attrayants.  Inscrivez-vous pour un compte JotForm gratuit. Lors de la création d'un formulaire, vous pourrez naviguer à travers différentes options de disposition. Vous pouvez également commencer votre formulaire à partir de zéro en choisissant un modèle simple (comme Inscription en ligne à un événement) et en créant votre invitation RSVP. JotForm a également la possibilité d’ajouter un champ à choix multiples avec différentes préférences de temps et de date.

4 Google Forms

Si vous ne souhaitez absolument pas choisir une nouvelle plate-forme ou une application, vous pouvez toujours utiliser Google Forms pour créer votre formulaire en ligne RSVP. Google Forms est un outil multifonctionnel qui comporte quelques modèles spécialisés, dont un pour demander des RSVP.

Connectez-vous à Google Forms avec votre compte Google. Ensuite, vous pouvez choisir le modèle de RSVP, ajouter et modifier toutes les informations pertinentes. Si vous souhaitez ajouter une section dans laquelle les gens peuvent voter pour leur heure et leur lieu préférés, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Ajouter une question  bouton à droite.

Google Forms est une option simple, gratuite et toujours disponible.  Une fois le formulaire créé, envoyez-le à vos correspondants potentiels, puis les réponses apparaîtront sur une feuille de calcul distincte située dans le même dossier Google Drive que le formulaire. Avec Google Forms, vous pouvez également modifier l’apparence du formulaire. Mais contrairement aux outils mentionnés dans cette liste, Google n’organise pas les réponses des participants à votre place.

5 RSVP gratuit

Notre choix final est RSVP gratuit, que vous pouvez utiliser pour organiser vos réunions de travail et vos événements personnels. Cette plate-forme est libre d'utilisation, et il n'y a aucune limite quant au nombre d'invités ou au nombre de formulaires que vous souhaitez créer.

La RSVP gratuite est un bon choix si vous devez constamment organiser des événements pour le même cercle de personnes. Vous pouvez créer une liste séparée de vos contacts professionnels afin que vous ne soyez pas obligé de rechercher leurs adresses électroniques individuelles lorsque vous devez envoyer vos invitations. Vous pouvez également importer vos amis Facebook dans votre liste de contacts sur la plateforme.

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Rendez vos réunions plus simples avec les outils de formulaire RSVP

Il est vrai que certains outils en ligne peuvent vous faciliter la vie quotidienne, alors que d’autres ne sont là que pour vous encombrer.