Vous n'avez besoin que de 5 dossiers pour gérer Inbox Zero for Emails

Added 2018-03-27

Mais une fois dans Inbox Zero, le plus difficile est de le maintenir. Comme pour la plupart des choses, garder les choses simples est souvent le meilleur moyen de réussir.

Avec un système composé de seulement cinq dossiers (ou étiquettes dans le cas de Gmail), vous pouvez garder votre boîte de réception exempte de tout encombrement:

1. Action: Déplacez les messages dont la tâche se termine dans votre liste de tâches. Si cela ne prend que quelques minutes, faites-le immédiatement. Si cela demande plus d’efforts ou de temps, connectez-le à votre liste de tâches à faire et déplacez le courrier électronique dans ce dossier jusqu’à ce que la tâche soit terminée.
2. Attendre:  C'est à cet endroit que vous mettez tous les messages en attente d'une réponse ou d'une contribution de quelqu'un d'autre. Si vous ne pouvez rien faire à propos de ce message, ne le laissez pas encombrer votre boîte de réception.
3. Idées:  Ceci est en quelque sorte un dossier à long terme qui est entièrement facultatif. J'ai constaté que je m'accrochais à des courriels contenant des idées de projets sur lesquels je pouvais travailler ou des approches que je souhaiterais tester pour mon travail. Ce dossier est donc une source d'inspiration permanente lorsque j'ai le temps libre d'être plus proactif.
4. Archiver:  Tout ce qui a été traité peut être jeté dans un dossier d’archive. Si vous enregistrez correctement les informations provenant de vos courriels, vous n'avez pas besoin d'organiser vos archives.
5. Projet: Si vous travaillez sur un projet particulièrement volumineux comportant de nombreuses pièces mobiles, vous pouvez envisager de créer un dossier spécifique au projet, avec les sous-dossiers Action et Wait. Tous les courriels peuvent être déplacés dans les archives principales une fois le projet terminé.

Beaucoup de puristes de la boîte de réception zéro recommandent de ne pas utiliser un dossier spécifique à un projet, mais j’ai personnellement constaté que cela permettait de s’assurer que rien ne l’échappait dans les grands projets.