7 Conseils Google Agenda pour une meilleure gestion du temps au bureau

Added 2018-08-01

Google Agenda est une application essentielle pour tous ceux qui ont besoin de gérer leur temps. Peu importe si vous travaillez, étudiez ou même essayez d’organiser une fête L'application vous aidera à rester sur la bonne voie.

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1. Envoyer une réponse d'absence du bureau <

Cependant, cette fonctionnalité est moins courante dans les applications de calendrier. Cela signifie que la gestion du temps a toujours été un peu un cauchemar, surtout si vous essayez de trouver des créneaux libres dans les journaux de plusieurs personnes.

Google Agenda propose désormais un paramètre d'absence du bureau. Lorsque vous l'activez, toute invitation à une réunion que vous recevez au cours de la période sera automatiquement rejetée. Vous pouvez personnaliser le message que les autres verront et contrôler également les utilisateurs qui recevront le message.

Vous pouvez configurer un message d'absence du bureau en sélectionnant la balise correspondante lorsque vous créez un nouvel événement.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible sur G Suite. Bien que Google n’ait pas officiellement confirmé l’information, il est largement admis que cette fonctionnalité sera proposée à tous les utilisateurs dans les mois à venir.

2. Gérer vos heures de travail

Une autre nouvelle fonctionnalité dont peuvent bénéficier les utilisateurs de G Suite est la possibilité de gérer vos heures de travail.

L’idée fait partie de la campagne récente de Google visant à promouvoir bien-être numérique sur ses plateformes . La société a également introduit des outils permettant de gérer l'utilisation de votre application sur Android, de vous rappeler de faire une pause sur Android et de passer moins de temps à l'édition sur Google Photos.

La fonctionnalité Heures de travail permet aux utilisateurs de personnaliser leurs journées de travail au jour le jour. L'approche actuelle vous permet uniquement de définir une heure de début et de fin du lundi au vendredi.

Google peut même faire des suggestions sur vos heures de travail en fonction de votre activité précédente. La fonctionnalité intelligente est utile pour les pigistes qui cherchent des moyens de contrôler leur gestion du temps.

Si quelqu'un vous invite à un événement professionnel ou à une réunion en dehors de vos heures de travail, Google Agenda informera l'invité que vous n'êtes pas disponible.

Pour définir vos heures de travail dans Google Agenda, allez à Paramètres>  Général>  Heures de travail .

3. Déployer la technique de blocage du temps

C’est un piège facile à tomber. Vous consultez votre agenda Google et constatez quelques réunions avec beaucoup de temps libre entre elles.

Mais qu'en est-il du temps de trajet aller-retour? Et qu'en est-il de répondre à tous ces courriels? Et rappelez-vous que vous avez encore besoin de manger aussi.

Blocage du temps  est une technique simple pour les employés de bureau et les personnes qui souhaitent améliorer la gestion de leur temps. Dans sa forme la plus simple, il s’agit d’attribuer chaque minute de la journée à une activité particulière.

4. Dites à tous que vous serez en retard pour une réunion

Peu importe la qualité de vos compétences en matière de gestion du temps; tout le monde est en retard pour une réunion de temps en temps. La comptabilisation de chaque retard de train ou de trafic est impossible.

Heureusement, si vous êtes en retard, vous n’aurez plus à vous soucier de le faire savoir à chaque autre personne individuellement. Google propose deux manières de parler de votre situation à tous les autres participants en même temps.

1. Vous pouvez soit répondre à tout le monde par courrier électronique en utilisant le formulaire d'invitation d'origine.
2. Vous pouvez envoyer un message dans Google Agenda en modifiant l'événement en question.

5. Utiliser les créneaux horaires de rendez-vous

Si vous avez un compte Google professionnel ou scolaire, vous pourrez utiliser le Places de rendez-vous  fonctionnalité.

C’est une variante de l’idée des heures de travail. Au lieu de rendre votre journée de travail complète accessible aux gens, vous pouvez définir des périodes au cours desquelles les gens peuvent organiser des réunions et des rendez-vous avec vous.

C’est utile pour les patrons qui souhaitent organiser une politique de porte ouverte quelques heures par semaine ou pour les médecins, les vétérinaires et les avocats qui pourraient organiser leurs chirurgies et leurs cliniques chaque jour dans une fenêtre étroite.

Bien entendu, cette fonctionnalité vous aide également à gérer votre temps. Vous ne serez pas entraîné pour une réunion en dehors du créneau par inadvertance.

Vous pouvez définir un emplacement de rendez-vous en choisissant la balise correspondante lors de la création d'un nouvel événement.

6. Utiliser un modèle de procès-verbal de réunion

Le jury n’a pas encore déterminé l’utilité des réunions. Beaucoup de gens souscrivent à l'idée qu'ils traînent trop longtemps. Ils soutiennent que rien n’est convenu et qu’ils détruisent même les meilleurs plans de gestion du temps.

D’autres pensent qu’ils font partie intégrante de la gestion de projet. sans eux, les projets tomberaient rapidement dans le chaos.

La vérité est quelque part au milieu. Mais ce qui est absolument clair, c’est que pour avoir une chance d’avoir une réunion opportune et productive, vous devez disposer de notes de réunion. Ils exposeront les grandes lignes de ce dont vous avez l’intention de parler au cours d’une session donnée et serviront d’historique lors de réunions ultérieures.

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7. Accéder au calendrier de quelqu'un d'autre

La possibilité d’accéder aux calendriers d’une autre personne, de les partager et, dans certains cas, de les modifier est une partie essentielle de la vie d’un employé de bureau.

Par exemple, une équipe entière peut avoir besoin de modifier un calendrier sur un projet en cours, ou une secrétaire doit pouvoir gérer le journal de leur patron.

Pour ajouter un calendrier, vous avez besoin de l’adresse électronique de l’autre personne ou de l’URL unique du calendrier. Le calendrier apparaîtra à gauche sous “ Autres calendriers . "

• Pour l'ajouter par courrier électronique, localisez la liste des calendriers dans le panneau de gauche, saisissez l'adresse électronique dans le champ. Ajouter le calendrier d'un ami  ou Ajouter le calendrier d'un collègue  champ, puis appuyez sur Entrer .
• Si vous souhaitez l'ajouter à l'aide d'un lien ICAL, allez à Mes calendriers , clique le Ajouter +  icône, et choisissez De l'URL  du menu.

Améliorez la gestion du temps avec Google Agenda

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