Comment envoyer automatiquement des factures mensuelles à partir de Google Sheets

Added 2018-09-27

Si vous travaillez à domicile ou si vous exploitez votre propre entreprise, il n’est pas toujours facile d’oublier d’envoyer vos factures à temps.

Dans cet article, vous apprendrez à écrire un script Google (TRÈS simple, ne vous inquiétez pas).

Nous allons également vous montrer comment faire la même chose avec une macro. Une macro peut bien emballer votre facture et l’envoyer par courrier électronique à l’adresse de votre choix.

Étape 1: Préparez votre facture mensuelle

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Le format de votre facture n’importe pas vraiment pour que cette solution fonctionne. Prenons quelques choses à organiser avant de vous attaquer à votre script Google.

Ce n'est pas compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que la feuille de votre mois en cours porte toujours le même nom. Dans mon cas, je l'appelle «facture».

Le 1er du mois, la facture est automatiquement envoyée. Puis quelque temps plus tard au cours de la première semaine, je l’ai renommé en ce mois et cette année.

Recréez ensuite la feuille «Facture» et recommencez la journalisation pour le mois en cours.

Étape 2: créer le script Google

Pour accéder à l'éditeur de script Google à partir de Google Sheets, cliquez simplement sur Outils  dans le menu. Puis clique Éditeur de script .

Il est judicieux de renommer le nom du projet en quelque chose dont vous vous souviendrez ultérieurement si vous avez besoin de revenir en arrière dans vos scripts et de le modifier.

Ensuite, collez le script suivant.

function myFunction () {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ();
  var filename = "Mois en cours" + ss.getName ();
  var SendBook = ss.copy (nom du fichier);
  var ToUser = "[email protected]"
  MailApp.sendEmail ({
    to: ToUser,
    sujet: 'Voici ma facture pour le mois dernier!',
    corps: 'Salut! J'ai joint ma facture pour ce mois. Merci pour le travail, l'apprécie vraiment! -Ryan ',
    pièces jointes: [SendBook.getBlob (). setName (nomfichier)]
  });
}

Editez les bonnes parties de ce script pour qu’il soit envoyé à la bonne adresse email. Assurez-vous qu’il utilise également le bon nom de la personne à laquelle vous l’envoyez.

Pour vérifier que votre script fonctionne, remplissez le texte «ToUser» avec votre propre adresse électronique.

Clique sur le sauvegarder  icône du disque dans le menu pour enregistrer le script. Cliquez ensuite sur le Jouer  icône (ressemble à une flèche droite).

Il vous sera demandé de confirmer l'autorisation du script pour accéder à vos autres données Google (telles que Gmail et Sheets).

Vous pourriez être averti que le script est dangereux. C’est uniquement parce que vous écrivez un script personnalisé que Google n’a pas révisé ni autorisé pour une utilisation plus large.

Vous pouvez ignorer cet avertissement puisque vous avez créé le script et que vous savez qu'il est sécurisé.

Si cela fonctionne correctement, vous devriez avoir reçu un email qui ressemble à ceci:

Comme vous pouvez le constater, la feuille de calcul est jointe au courrier électronique au format PDF. Il est donc très facile pour le destinataire de l’ouvrir et de l’afficher même s’il n’utilise pas Google Sheets.

Nous devons maintenant automatiser cela pour qu'il fonctionne le 1er de chaque mois.

Étape 3: automatisez votre script de facturation

Pour automatiser votre script, vous devez créer ce que l’on appelle un «déclencheur».

Retournez à votre script Google, cliquez sur modifier  dans le menu et choisissez Déclencheurs du projet en cours .

Etant donné que vous n'avez pas encore créé de déclencheurs pour ce projet, celui-ci sera vide.

Vous verrez un lien bleu indiquant «Pas de configuration de déclencheurs». Cliquez dessus.

Choisir Time-driven  événements, réglez la minuterie sur Mois minuterie et laissez le nombre à 1.

Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, Google Scripts enverra le format PDF de votre facture, par courrier électronique, le 1er de chaque mois.

C'est tout ce qu'on peut en dire!

L'important est simplement de vous assurer que votre facture est bien mise à jour au cours du mois. Assurez-vous qu’il est terminé et prêt à partir le premier jour du mois suivant.

Étape 4: Créer une macro

Comment automatiser les tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros Les macros sont enfin disponibles pour les utilisateurs de Google Sheets. Vous n'avez besoin d'aucun savoir-faire en matière de codage pour automatiser des tâches répétitives dans des documents et des feuilles de calcul. Read Article

Tout d'abord, dans votre facture, allez à Outils>  Les macros et sélectionnez Enregistrer une macro .

Ensuite, suivez simplement les étapes normales d’envoi de la feuille à une personne au format PDF.

Aller à Fichier et cliquez Email en pièce jointe .

Ensuite, remplissez tous les champs du formulaire afin que le sujet et le corps aient une apparence naturelle.

Puis clique Envoyer .

Dans la fenêtre «Enregistrement d'une nouvelle macro», cliquez sur sauvegarder . Ceci termine le processus d'enregistrement de macro. Donnez un nom à la macro, puis cliquez sur sauvegarder  encore.

Vous devriez avoir vu votre email de test arriver avec le PDF en pièce jointe.

Étape 5: Automatiser la macro

Il est maintenant temps d’automatiser la macro. Vous pouvez déclencher des macros de la même manière que Google Scripts.

Retourner dans Outils  et Éditeur de script . Cliquez sur le code macros.gs.

Notez le nom de la fonction macro. Dans l'exemple ci-dessus, le nom de la fonction macro est maFonction1 .

Maintenant, allez dans modifier , et Déclencheurs du projet en cours .

Cette fois, dans la liste déroulante des fonctions, vous verrez la fonction macro dans la liste. Sélectionnez le.

Ensuite, configurez simplement le reste du déclencheur comme vous l’avez fait plus haut pour le déclencheur Google Script.

Définir les événements à Time-driven . Choisir Mois  minuteur. Laissez le nombre à 1.

Votre macro enregistrée s’exécutera tous les mois.

Il enverra la feuille de facture au format PDF aux adresses électroniques que vous avez définies lors de l'enregistrement de la macro.

Les feuilles de Google automatisées permettent de gagner du temps

La fonctionnalité de déclenchement dans Google Sheets est vraiment le pouvoir derrière cette automatisation. Il vous permet d'automatiser toutes les tâches banales que vous effectuez fréquemment, de sorte que vous puissiez vous concentrer sur des tâches plus importantes.