Suivi des dépenses et des recettes pour la saison des impôts

Added 2018-04-27

L'utilisation d'un logiciel de suivi des dépenses pour enregistrer, organiser et gérer vos dépenses personnelles et professionnelles vous fera gagner beaucoup de temps, et d'argent, le jour de l'impôt.

Mais quel logiciel de suivi des dépenses devriez-vous utiliser? Que faire si vous avez besoin de suivre le kilométrage? Ou garder des scans de reçus?

Nous avons rassemblé les meilleures applications de suivi des dépenses pour la numérisation des reçus, le suivi des dépenses et les kilomètres de connexion. Avant d’y revenir, parlons un peu des raisons pour lesquelles vous devriez suivre vos dépenses.

Pourquoi devriez-vous utiliser le logiciel de suivi des dépenses

Vous pourrait  gardez juste les reçus papier, mais utiliser une application de dépense va faciliter le processus. Si vous voulez déduire des dépenses sur vos impôts, il y a de fortes chances que vous collectiez de nombreux types de reçus de toutes sortes de fournisseurs.

Les frais médicaux, de déménagement et d’éducation sont courants. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également suivre les dépenses de déménagement, d’achat d’entreprise, de primes d’assurance maladie, etc.

L'utilisation du logiciel de suivi des dépenses approprié vous aidera à stocker, classer et récupérer les recettes que vous avez accumulées au cours de l'année.

Et si vous avez déjà été audité par l’IRS sans justificatif, vous savez à quel point cela vaut la peine. Même si ce n’est pas le cas, économiser ces reçus vous fera économiser de l’argent. Cela vaut le petit effort que cela prend.

Quels reçus devriez-vous économiser pour l'IRS?

Il existe de nombreuses déductions fiscales possibles pour les dépenses. Il peut être fastidieux de déterminer si vous y avez droit. Il serait peut-être préférable de suivre vos dépenses pour n’importe laquelle des déductions possibles et de déterminer si vous êtes admissible plus tard.

Voici quelques-unes des déductions les plus courantes pour lesquelles vous devez conserver des reçus:

• Frais médicaux et dentaires
• Frais d'affaires déductibles
• Kilométrage du véhicule à des fins commerciales
• Frais de déplacement professionnel
• Dons de bienfaisance
• Frais de formation des enseignants
• Vente de votre maison

Il y a d'autres aussi. Pour savoir s’il existe des déductions dont vous pourriez tirer parti, consultez le site Web de l’IRS. Page Crédits & déductions pour particuliers . Si vous pensez que l’une de ces déductions peut vous concerner, c’est une bonne idée de commencer à enregistrer vos reçus aujourd’hui.

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, il existe un page de crédit et déductions pour entreprise  que vous trouverez utile.

Combien de temps devez-vous conserver des reçus à des fins fiscales?

En plus des copies numériques des reçus, vous devez conserver les reçus physiques pendant trois ans.

Alors, pourquoi, si vous conservez des copies physiques, devriez-vous utiliser un logiciel de suivi des dépenses? Parce que cela rend la vie beaucoup plus facile. Vous n’avez pas besoin des copies physiques à moins d’être audité, et votre application de suivi des dépenses accélérera le processus de production des déclarations de revenus.

Les meilleures applications pour suivre le kilométrage et les dépenses

Le logiciel de suivi des dépenses le mieux adapté à votre situation varie selon que vous effectuez le suivi en tant que particulier ou en tant que propriétaire d’une entreprise. Les travailleurs indépendants et les propriétaires d'entreprise doivent généralement suivre plus de dépenses et peuvent avoir besoin de davantage de fonctionnalités d'organisation à partir de leur application.

Les individus, en revanche, ne conserveront probablement pas trop de reçus. Il y a, bien sûr, des exceptions. Si vous pensez que vous aurez besoin de beaucoup de puissance pour numériser les reçus, consultez la section Affaires ci-dessous.

Cependant, nous commencerons par les applications permettant de suivre le kilométrage et les dépenses des particuliers.

Pour les personnes ayant peu de dépenses: Expensify Gratuit

Expensify est l’une des meilleures applications pour le suivi du kilométrage et des recettes, que vous soyez un particulier avec peu de frais ou un dirigeant mondial. Leur version gratuite est idéale pour les personnes qui ont besoin de 10 scans de reçus ou moins chaque mois.

SmartScan extrait les informations pertinentes de chaque ticket et les stocke sur les serveurs Expensify, où vous disposez d’un espace de stockage illimité. Lorsque la saison des impôts arrive, vous avez tout ce dont vous avez besoin à portée de main.

Si vous commencez à avoir besoin de plus de 10 analyses par mois, vous pouvez passer au plan Team, nous en discuterons ci-dessous.

Télécharger:  Expensifier pour iOS  | Android  (Libre)

Pour les particuliers avec récépissés papier et électroniques: Recettes par vague

Comme Expensify, Receipts by Wave extrait les informations pertinentes de vos analyses de reçus, ce qui est excellent pour le suivi des dépenses. Mais il vous permet également de transférer les accusés de réception par courrier électronique vers une adresse électronique où il entrera également ces informations dans votre compte.

Peu de gens n’ont que des reçus papier, cette fonctionnalité peut donc vous faire gagner beaucoup de temps.

Et Wave est totalement gratuit, sauf si vous souhaitez traiter des paiements par carte de crédit ou de la paie (ce qui ne sera probablement pas le cas si vous n’êtes pas un travailleur indépendant ou un propriétaire d’entreprise). C’est difficile de battre ça.

Télécharger:  Recettes par Wave pour iOS  | Android  (Libre)

Pour les personnes qui enregistrent beaucoup de milles: MileIQ

Le kilométrage peut être une douleur. Les sous-traitants, vendeurs, dirigeants et autres professionnels indépendants peuvent parcourir des milliers de kilomètres en un an et doivent enregistrer tous ces trajets. MileIQ est l’une des meilleures applications de suivi du kilométrage car elle est presque entièrement automatisée.

L’application sait quand vous conduisez et fonctionne en arrière-plan pour suivre votre kilométrage. Lorsque votre trajet est terminé, vous glissez à droite pour un voyage d’affaires ou à gauche pour un voyage personnel. Vous pouvez également utiliser ses fonctionnalités de personnalisation pour faciliter la journalisation et la catégorisation.

Avec 40 journaux de lecteur gratuits par mois, de nombreuses personnes peuvent utiliser l'application sans payer. Vous pouvez également payer 60 USD par an pour obtenir la version Premium, qui vous offre un suivi du kilométrage illimité. (Il est intéressant de noter que si votre entreprise dispose d'un abonnement Office 365 Professionnel ou Business Premium, vous pouvez obtenir gratuitement MileIQ.)

Télécharger:  MileIQ pour iOS  | Android  (Libre)

Pour les propriétaires d'entreprise: QuickBooks

QuickBooks apprend à classer automatiquement les transactions dans le temps, ce qui vous évite de perdre du temps et des efforts supplémentaires. Vous pouvez même personnaliser vos catégories de dépenses si votre comptable a besoin d'informations supplémentaires.

Les applications mobiles vous permettent de joindre des images de quittance à des transactions en déplacement, et le plan Indépendant vous permet également de suivre le kilométrage. Il n’existe pas de version gratuite de QuickBooks, mais vous pouvez débuter avec 5 $ par mois avec le plan Indépendant ou avec 7 $ par mois avec Simple Start.

Le principal avantage de l’utilisation de QuickBooks comme logiciel de suivi des dépenses est qu’il vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour exécuter la comptabilité de votre entreprise.

Télécharger:  QuickBooks pour iOS  | Android

Pour les pigistes: Récolte

Comme il s’intègre à QuickBooks, vous pouvez importer vos dépenses et les déduire dès la saison des impôts.

Vous pouvez utiliser Harvest gratuitement pour deux projets maximum. Si vous souhaitez inclure plus de projets, vous envisagez de débourser 12 USD par mois, ce qui est plus que beaucoup d'autres options disponibles. Cela dit, il vous offre d'excellentes fonctionnalités de suivi du temps, et vous permet même d'envoyer des factures et des estimations.

Télécharger:  Récolte pour iOS  | Android  (Libre)

Commencer à suivre les recettes et les dépenses pour les taxes

Cela peut sembler fastidieux, mais utiliser une application pour suivre le kilométrage, les reçus et d’autres dépenses vous fera économiser de l’argent à long terme. Et avec une multitude d’applications de suivi des dépenses, il n’ya aucune raison de ne pas commencer tout de suite.