Comment créer une liste déroulante dans Microsoft Excel

Added 2020-02-11

Les listes déroulantes limitent le nombre d'entrées pour un champ de saisie. Ils aident à prévenir les fautes de frappe et les fautes d'orthographe. EtMicrosoft Excel prend en charge des fonctionnalités de liste déroulante étonnamment polyvalentes. Ainsi, si vous souhaitez utiliser Excel pour les formulaires ou la collecte de données, il est plus facile pour vos utilisateurs de sélectionner des éléments avec des listes déroulantes.

Utilisez une liste déroulante dans une cellule lorsqu'il existe des options spécifiques disponibles pour cette cellule. Par exemple, vous pouvez créer des listes déroulantes contenant des options telles queMasculin etFemme,Oui etNon, ou tout autreComment créer une liste personnalisée dans Microsoft Excelliste d'options personnalisée.

Nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos feuilles de calcul Excel.

Comment créer une liste déroulante dans Excel

La création d'une liste déroulante est facile dans Excel, mais le processus n'est pas évident. Voici un résumé des étapes pour créer une liste déroulante personnalisée dans Excel:

1. Créez une plage nommée: Cette étape est nécessaire pour créer la liste que nous utiliserons dans votre liste déroulante.
2. Ajouter la validation des données: Il s'agit de l'étape pas si évidente où vous amorcerez la cellule pour afficher une liste déroulante.
3. Ajouter une plage nommée à la validation des données: Enfin, vous allez tout rassembler et définir la source de la liste déroulante (c'est-à-dire votre plage nommée précédemment).
4. Définir le message d'entrée pour la validation des données: Cette étape est facultative. Il vous permet d'ajouter un message contextuel pour guider les utilisateurs de votre feuille de calcul.

J'adore suffisamment Excel pour que même une simple validation des données + un formatage conditionnel me ravisse

- x - lys (@ungilded)25 octobre 2017

1. Créez une plage nommée

Une façon d'ajouter une liste d'éléments à une liste déroulante à l'aide de la validation des données consiste à ajouter votre liste à une feuille de calcul etnommer la plage de cellules contenant la liste. Vous pouvez ajouter la liste à la même feuille de calcul dans laquelle vous allez ajouter la liste déroulante ou à une autre feuille de calcul. L'utilisation d'une plage nommée de cellules dans une liste déroulante facilite la maintenance.

Nous allons créer une liste déroulante contenant différents types d'aliments surSheet2 par exemple. Entrez chaque élément dans une cellule distincte dans une colonne ou une ligne. Sélectionnez les éléments, entrez un nom pour la plage de cellules sélectionnées dans leBoîte de nomet appuyez surEntrer.

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2. Ajouter la validation des données

Accédez à la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez ajouter votre liste déroulante. Clique leLes données onglet, puis cliquez surLa validation des données dans leOutils de données section.

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Assurez-vous queRéglages l'onglet est actif sur leLa validation des données boite de dialogue.

3. Ajouter une plage nommée à la validation des données

Sélectionnez ensuiteliste duAutoriser la liste déroulante. Nous allons utiliser le nom de la plage de cellules nommée que nous avons définie pour remplir la liste déroulante. Saisissez le texte suivant dans leLa source boîte.

= Nourriture

Remplacer "Nourriture"Avec le nom que vous avez donné à votre cellule. Cliquez surD'accord.

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leIgnorer le blanc la case est cochée par défaut. Cela vous permet de sélectionner la cellule, puis de désélectionner la cellule sans sélectionner d'élément. Si vous souhaitez exiger la sélection d'une option dans la liste déroulante, décochez la caseIgnorer le blanc boîte.

Conseils de Tom pour Excel: utilisez la validation des données au lieu du commentaire pour la cellule sélectionnée: Alt + D + L > Onglet Message d'entrée > tapez msg > Ck Afficher le msg d'entrée…

- Tom Urtis / Atlas (@TomUrtis)22 janvier 2017

4. Définir le message d'entrée pour la validation des données

Si vous souhaitez qu'un message contextuel s'affiche lorsque la cellule contenant la liste déroulante est sélectionnée, cliquez sur leMessage d'entrée languette. Vérifier laAfficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée et remplissez leTitre etMessage d'entrée des boites. Vous pouvez également utiliser leAlerte d'erreur pour ajouter un message qui s'affiche lorsqu'une entrée non valide est entrée dans la liste déroulante (par exemple, si quelqu'un tape dans la cellule plutôt que de sélectionner une option). Vérifier laAfficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides boîte. Sélectionner unStyle et remplissez leTitre etMessage d'erreur des boites.

Cliquez surD'accord.

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Si la liste déroulante contient plus de huit éléments, vous verrez une barre de défilement sur la liste déroulante lorsque vous cliquez sur la flèche.

Options avancées de liste déroulante

Maintenant que vous disposez d'une liste déroulante de base, examinons les paramètres avancés d'Excel pour modifier et personnaliser votre liste.

Modifier ou supprimer une plage nommée

Si vous devez modifier ou supprimer une plage nommée, vous devez utiliser leGestionnaire de noms. Clique leFormules onglet, puis cliquez surGestionnaire de noms dans leNoms définis section.

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Pour modifier la plage de cellules d'un nom sur leGestionnaire de noms boîte de dialogue, sélectionnezNom dans la liste, puis cliquez sur le bouton de plage de cellules en bas de la boîte de dialogue. Ensuite, sélectionnez la plage de cellules et cliquez à nouveau sur le bouton de plage de cellules sur la version compacte duGestionnaire de noms , de la même manière que nous l'avons décrite dans la section ci-dessus.

Ensuite, cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle plage de cellules pour la sélectionNom.

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Vous pouvez également modifier unNom en le sélectionnant dans la liste, en cliquantÉditer, en éditant le nom sur leModifier le nom boîte de dialogue et en cliquantD'accord. Vous pouvez également modifier la plage de cellules sur leModifier le nom boite de dialogue.

Pour supprimer un nom, sélectionnezNom dans la liste et cliquez surSupprimer.

Créer une liste déroulante dépendante

Une liste déroulante dépendante est une liste dans laquelle les options changent en fonction de la sélection dans une autre liste déroulante.

Par exemple, lorsque nous sélectionnonsPizza dans la liste déroulante que nous avons créée dans leComment créer une liste déroulante section ci-dessus, une deuxième liste déroulante dépendante contient les différents types de pizza. Si vous sélectionnezchinois, les options de la deuxième liste déroulante dépendante contiennent différents types de plats chinois.

Je viens d'apprendre à créer une liste déroulante dépendante dans Excel, par exemple, cell1-state, cell2-cities dans cet état. LES GARS! C'est un changeur de vie.

- La vie chez Deloitte (@lifeatdeloitte)4 février 2014

Avant de continuer, revenez à laComment créer une liste déroulante section et créer le principalNourriture favorite liste déroulante, si vous ne l'avez pas déjà fait.

Maintenant, nous allons créer trois autres listes et les nommer. Entrez une liste pour chacune des options dans votre liste déroulante principale. Sélectionnez l'une des autres listes, entrez un nom pour cette liste dans leBoîte de nom et appuyez surEntrer. Répétez l'opération pour chaque liste.

Les noms des autres listes doivent correspondre aux options de la liste déroulante principale. Par exemple, l'une de nos trois autres listes contient des types de cookies et est nomméeBiscuits, comme indiqué ci-dessous. Les deux autres listes dans l'encadré rouge sur l'image ci-dessous sont nomméesPizza etchinois.

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Avant de créer la liste déroulante dépendante, vous devez sélectionner un élément dans la liste déroulante principale. Peu importe l'option que vous sélectionnez. Sélectionnez ensuite la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante dépendante.

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Clique leLes données onglet, puis cliquez surLa validation des données dans leOutils de données section. Sélectionnerliste dans leAutoriser la liste déroulante.

Saisissez le texte suivant dans leLa source boîte. Remplacer "$ B $ 2"Avec la référence à la cellule contenant votre liste déroulante principale. Gardez les signes dollar dans la référence de la cellule. Cela indique une référence absolue à la cellule qui ne changera pas même si vous copiez ou déplacez la formule qui fait référence à cette cellule.

= INDIRECTE ($ B $ 2)

La fonction INDIRECT renvoie la référence spécifiée par une chaîne de texte, dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée dans la liste déroulante principale de la cellule B2. Par exemple, si vous sélectionnezchinois dans la liste déroulante principale,= INDIRECTE ($ B $ 2) renvoie lechinois référence. Par conséquent, la deuxième liste déroulante contient lechinois articles.

Cliquez surD'accord.

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La liste dans lePlat préferé La liste déroulante de l'exemple ci-dessous change en fonction de ce qui est sélectionné dans leNourriture favorite la liste déroulante.

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Copier et coller une liste déroulante

Si vous devez dupliquer une liste déroulante avec validation des données dans d'autres cellules, copiez et collez la cellule à l'aide deCtrl + C etCtrl + V. Cela copie la liste déroulante et le formatage.

Si vous souhaitez simplement copier la liste déroulante avec la validation des données mais PAS la mise en forme, sélectionnez la cellule et copiez-la normalement en utilisantCtrl + C. Ensuite, allez sur leAccueil onglet et cliquezPâte dans lePresse-papiers section. SélectionnerCollage spécial.

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Sur leCollage spécial boîte de dialogue, sélectionnezValidation dans lePâte section. Puis cliqueD'accord.

Cela copiera uniquement la liste déroulante et non la mise en forme dans la cellule d'origine.

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Remarque: Soyez prudent lorsque vous travaillez avec des listes déroulantes dans Excel. Lorsque vous copiez une cellule qui ne contient pas de liste déroulante sur une cellule qui contient une liste déroulante, la liste déroulante est perdue. Excel ne vous alerte pas et ne vous invite pas à confirmer l'action. Cependant, vous pouvez annuler l'action à l'aide deCtrl + Z.

Sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes

Étant donné que le bouton fléché vers le bas ne s'affiche sur une liste déroulante que si cette cellule est sélectionnée, il est difficile de savoir quelles cellules contiennent des listes déroulantes. Vous pouvez appliquer un formatage différent aux cellules avec des listes déroulantes. Cependant, vous devez d'abord trouver toutes les listes déroulantes, si vous ne les avez pas déjà formatées. Il existe un moyen de sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes, vous permettant de voir où elles se trouvent.

Sélectionnez d'abord une cellule contenant une liste déroulante. Allez auAccueil onglet et cliquezRechercher &Sélectionner dans leÉdition section. Sélectionnez ensuiteAller à spécial.

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Sur leAller à spécial boîte de dialogue, sélectionnezLa validation des données. leTout option ci-dessousLa validation des données sélectionne toutes les cellules auxquelles s'applique une règle de validation des données. leMême L'option sélectionne uniquement les cellules avec des listes déroulantes utilisant le même type de règle de validation des données que celle de la cellule sélectionnée.

Nous acceptons la sélection par défaut deTout parce que nos listes déroulantes ont des règles légèrement différentes. L'un utilise une plage nommée pour obtenir sa valeur et l'autre utilise la fonction INDIRECT.

Cliquez surD'accord.

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Nos deux listes déroulantes sont sélectionnées.

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Rendre la flèche de la liste déroulante toujours visible

Le bouton fléché vers le bas d'une liste déroulante disparaît lorsque la cellule n'est pas sélectionnée. Nous allons contourner ce problème en ajoutant un bouton à flèche vers le bas permanent à droite des listes déroulantes.

Nous avons pris une capture d'écran du bouton fléché vers le bas sur une liste déroulante dans Excel. Nous allons insérer cette image dans la cellule à droite de la liste déroulante. Vous verrez donc un bouton fléché vers le bas même si la liste déroulante n'est pas sélectionnée. Lorsque vous sélectionnez la liste déroulante, le bouton fléché vers le bas de la liste s'affiche sur l'image que nous avons insérée.

Pour commencer,téléchargez ledrop-down-arrow.png fichier (faites un clic droit sur ce lien et sélectionnezEnregistrer le lien sous). Ensuite, sélectionnez la cellule à droite d'une liste déroulante et accédez à laInsérer languette.

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Puis cliqueDes illustrations et sélectionnezDes photos.

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Sur leInsérer une image boîte de dialogue, accédez à l’endroit où vousdrop-down-arrow.png fichier et sélectionnez le fichier. Puis cliqueInsérer.

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L'image est insérée sur le côté gauche de la cellule, comme si elle était connectée à la liste déroulante dans la cellule de gauche. Maintenant, vous savez où se trouve cette liste déroulante et vous pouvez sélectionner cette cellule et le vrai bouton fléché vers le bas s'affiche sur la fausse.

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Supprimer une liste déroulante d'une cellule

Si vous décidez de supprimer la liste déroulante d'une cellule, sélectionnez la cellule et ouvrez leLa validation des données comme décrit précédemment, dans la boîte de dialogueComment créer une liste déroulante (allez à la sectionLes données onglet et cliquezLa validation des données dans leOutils de données section). Clique leTout effacer , qui est disponible quel que soit l'onglet actuellement sélectionné.

Les options sur leLa validation des données Les boîtes de dialogue sont réinitialisées à leurs valeurs par défaut. Cliquez surD'accord.

La liste déroulante est supprimée et la cellule est restaurée à son format par défaut. Si une option était sélectionnée lorsque vous avez supprimé la liste déroulante, la cellule est remplie avec la valeur de cette option.

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Si vous ne souhaitez conserver aucune des valeurs lorsque vous supprimez la liste déroulante, vous pouvez copier une cellule vide et la coller sur la cellule contenant la liste déroulante. La liste déroulante est supprimée et la cellule devient une cellule vide.

Faire fonctionner les listes déroulantes pour vous

Tirez pleinement parti des listes déroulantes pour la saisie de données dansExceller pour être plus productif et vous faciliter la vie. Il existe de nombreux autres contrôles de formulaire disponibles dans leContrôles section duDéveloppeur onglet que vous pouvez expérimenter dans vos feuilles de calcul.